Grafische Hilfsmittel der Organisation

Mein Thema lautet: "Grafische Hilfsmittel der Organisation", und ich habe dies so interpretiert, daß ich euch die Visualisierung, das heißt Bildlichmachung, näher bringen werde.

Was macht die Visualisierung:

Mit kurzen Besprechungen soll dem Team ein Leitfaden in die Hand gegeben werden. Außerdem geben präsentable Unterlagen eine gute Grundlage für den späteren Bericht ab.

Ganz kurz eine Einleitung zu der Präsentation. Es gibt vier verschieden Arten.

1) Präsentation zur Entscheidungsfindung

Sie gleichen Verkaufssitzungen, da das Projektteam mit dem Entscheider um grünes Licht verhandelt.

2) Präsentation zur Information

Die Ergebnisse stehen bereits fest und dieses Treffen dient nur der Vorstellung, Erläuterung und Begründung bereits verabschiedeter Lösungen.

3) Präsentation zur Meinungsbildung

Wird häufig auch Workshop genannt und soll weniger ein geplantes Ergebnis verkaufen, als vielmehr ein Basis für eine gemeinsame Lösung bilden. Durch eine Beteiligung an der Diskussion wird meistens auch eine Identifikation mit dem Projekt erzielt.

4) und als letztes die Präsentation zur Überzeugung

Diese Art ist der informativen Präsentation sehr ähnlich, aber darauf bedacht, den Anwesenden die Vorteile einer Lösung glaubhaft zu machen.

Präsentationen bieten viele Chancen, aber auch ein Risiko. Sie ist eine Leistungsschau des Organisators, und nicht eine lästige Pflichtarbeit. Eine schlechte Präsentation bringt Mißtrauen in das Projekt und dessen Verwirklichung.

Was muß getan werden bevor eine Präsentation beginnt?

Folgende Informationen sind den Beteiligten mitzuteilen: Ort, Zeit, voraussichtliche Dauer, Teilnehmer, Begründung, Thema und Ziel. Allerdings nicht enthalten sollen Informationen über den Inhalt der Veranstaltung, wie Thesen und Lösungsansätze sein, da sonst die Teilnehmer schon vorher denken und mit festgefressenen Ideen und Lösungen kommen und nicht zu einer Diskussion bereit sind.

Wie läuft so eine Präsentation ab?

Sie sollte in einer gewohnten Umgebung und auf keinen Fall in Chefräumen statt finden, da sonst die Beteiligten zu gehemmt sind. Es sollte sich auch um nicht mehr als 15 bis max. 20 Beteiligte handeln, da sonst ein zu großes Durcheinander bei der Diskussion herrscht. Der Vortrag sollte auch nicht länger als zwanzig Minuten dauern und von nicht mehr als max. drei Personen vorgetragen werden. Ein Wechsel des Vortragenden kann Interesse erwecken.

Es kann zum Beispiel der Projektleiter die Zielsetzung und die Themenschwerpunkte erläutern, dann ein Mitarbeiter präsentieren und schließlich wieder der Projektleiter kurz zusammenfassen und zur Diskussion überleiten.

Das nennt sich eine Sandwich Präsentation. Die Diskussion sollte nicht länger als 45 - 60 min dauern.

Wie sieht der Inhalt einer Präsentation aus?

Grob skizziert habe ich ihn ja schon und deshalb gehe ich jetzt etwas genauer auf die einzelnen Punkte ein. Die nun folgenden Punkte Ist-Zustand, Probleme/Ziele, Varianten und Bewertung sind vom Ziel der Präsentation und von den Beteiligten abhängig.

1) Der Ist-Zustand

Dient vorallem dazu alle auf den gleichen Wissensstand zu bringen.

2) Probleme des Ist-Zustandes

Sie müssen genauer betrachte werden, da von ihnen die Lösungen abgeleitet werden. Es ist dabei zu beachten, daß der Präsentator nicht von den Problemen, sondern von den Verbesserungsmöglichkeiten spricht. Das schafft ein besseres Arbeitsklima.

3) Die Varianten

Bei Entscheidungspräsentationen nur kurz und prägnant die Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten nennen. Nur wenn verschiedene Varianten angeboten werden, vermeidet man den Eindruck vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden und es wird deutlich, daß die Projektleiter sich Mühe gegeben haben.

4) Die Bewertung

Nur wenn es gelingt, überzeugend die Vorteile der favorisierten Lösung herauszuarbeiten, ist zu erwarten, daß der Vorschlag angenommen wird. Es wirkt besonders eindrucksvoll, wenn optisch deutlich gemacht wird, daß früher aufgetretene Probleme bei dieser Lösung ausgeräumt werden.

Das Vertrauen in eine Lösung steigt wenn der Projektleiter selbst die möglichen, aber sehr gringen Schwachstellen, zugibt.

Wie wird so eine Präsentation möglichst effektvoll abgehalten?

Die Visualisierung ist eines der wichtigsten Instrumente der Präsentation. Es gilt das "Gesetz": ein Bild sagt mehr als tausend Worte.

Die Vorteile von Bildern und Grafiken sind:

Leichtes erkennen von Zusammenhängen

Aufmerksamkeitswirkung

Orientierungshilfe für den Zuhörer genauso wie für den Vortragenden

hervorheben von Aussagen

besseres Behalten von Gesehenem und Gehörtem

Zur Visualisierung zählt nicht nur der Einsatz von Bildern, sondern auch Stichworte können für alle sichtbar auf einem Filp-Chart mitgeschrieben werden.

Ein erklärungsbedürftiges Stichwort erhöht die Aufmerksamkeit des Zuhörers, während ein verständlicher Text gelesen wird und der Zuhörer dann abschaltet.

Der Vortragende schützt sich durch Stichworte wichtige Aussagen zu vergessen. Nicht zu vergessen ist, daß auch die Schriftgröße dem Raum angepaßt sein muß. Mit Unterstreichen, Groß- und Kleinschreibung, Einrahmung und Farbwechsel sind weitere Effekte zu setzten.

Was gibt es zur Visualisierung noch zu sagen:

wenig Aussagen pro Bild

nicht zu viele Bilder (3-6)

Vergleiche nebeneinander

Farben zum Hervorheben

nicht mehr als drei Farben

wichtigste Aussage ins Bildzentrum

Harmonie von Bild und Text

gute Nutzung der Fläche

Das Kosten-Nutzen-Verhältniss ist beim Flip-Chart am besten.

Was bringen Unterlagen?

Es gilt das Prinzip von "Qualität vor Quantität", das heißt keine Texte in das Handout, da sonst alle nur lesen anstatt aufzupassen, und die wichtigsten Aussagen hervorheben. Wenn den Teilnehmern am Anfang klargemacht wird, daß sie am Ende eine Aussagekräftige Dokumentation bekommen, verhindert dies das aufmerksamkeitsmindernde Mitschreiben und Herumblättern.

Was ist für den Vortrag wichtig?

Er sollte nicht länger als 20 min sein, gute Rhetorik, freie Rede, Blickkontakt, Variation der Lautstärke und Betonungen, Gestik und Mimik sind ebenfalls Voraussetzung. Der Vortragende sollte ein Sympathiefeld aufbauen, so daß sich alle geborgen fühlen und aufmerksam sind.

Nochmals kurz zur Wiederholung:

Die Visualislierung dient also um den Redeaufwand zu verkürzen, Informationen schwerpunktmäßig und schnell erfaßbar darzustellen und als roter Faden durch ein Referat.

Nicht um sonnst heißt es: "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte!". Wenn man etwas sieht und hört, bleibt es um einiges leichter im Gedächtnis. Außerdem, vermeidet man so Schwierigkeiten beim Zusammenfassen von bereits erarbeitetem.

Jetzt folgen noch ein paar Beispiele.

Grafische Hilfsmittel der Organisation

das heißt Bildlichmachung