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Stellenbeschreibung und Organisationshandbuch



Stellenbeschreibung

1. Übersicht

Stellenbeschreibungen werden auch "Funktionenbeschreibung" genannt.

Um den Umfang einer Stelle genau abzugrenzen, können Stellenbeschreibungen angelegt werden.

Eine Stellenbeschreibung ist personenbezogen und beinhaltet die Aufgabenstellungen und das Vorgesetztenverhältnis für einen Arbeitsplatz.

Sie beinhaltet daher eine schriftliche Erfassung aller


·       Aufgaben

·       Kompetenzen

·       Verantwortungen

·       Anforderungen

einer Stelle sowie deren Eingliederung in die formale Organisation eines Unternehmens.

Die Stelle ist dabei von der Person abhängig. Derjenige Aufgabenträger, dem eine Stelle zugeordnet worden ist, wird als Stelleninhaber bezeichnet.

Die Stellenbeschreibung zeigt

·       Die vertikale Aufbauorganisation (Über- und Unterstellungsverhältnisse)

·       Die Aufgabenverteilung zwischen den auf gleicher Ebene befindlichen Stellen

Die Stellenbeschreibung ist damit die höchste Fixierung des organisatorischen Aufbaus eines Unternehmens

2. Inhalt der Stellenbeschreibung:

·       Genaue Formulierung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen, bezogen auf die Gliederungsmerkmale der Stellenaufgabe (Aufgabenbild)

·       Darstellung der persönlichen Anforderungen an den Stelleninhaber aufgrund des Aufgabenbildes (Besetzungsbild)

·       Beziehung des Stelleninhabers zu anderen Instanzen innerhalb des Leitungsaufbaus des Unternehmens (Instanzenbild)

·       Angabe der Kommunikationsbeziehungen außerhalb der formalen Autoritätsstruktur (Kommunikationsbild)

Wird dazu ein Formblatt und keine formlose Beschreibung verwendet, hat dies folgende Vorteile:

·       Leichte Handhabung für den Organisator und den Stelleninhaber

·       Erhöhte Übersichtlichkeit und Aussagekraft

·       Anderungen sind leichter möglich

·       Vereinfachte Erstellung paralleler Stellenbeschreibungen

·       Gute Vergleichbarkeit der Stellen im Unternehmen oder zwischen Unternehmen

3. Die Position der Stellenbeschreibung

·       Bezeichnung der Stelle
Kennzeichnung der Stelle aufgrund der Funktion (z.B. Leiter der Kalkulation, Systemprogrammierer). Dazu ergänzend der Unternehmensbereich, Abteilung, Gruppe, Sachgebiet (z.B. Sachbearbeiter der Einkaufsabteilung Rohstoffe). Eventuell vorhandene Ordnungsziffer oder Kennziffern sollten angeführt werden.

·       Rang des Stelleninhabers
Dies sind im Unternehmen verwendete Dienstrangbezeichnungen (z.B. Sachgebietsleiter, Abteilungsleiter, Hauptgruppenleiter).

·       Unterstellung
Dies ist die fachliche und disziplinäre Unterstellung. Sie kann sich auf einen oder mehrere Vorgesetzte beziehen.

·       Überstellung
Hier sind, entsprechend der Unterstellung, die Mitarbeiter anzuführen, die unmittelbar dem Stelleninhaber unterstellt sind. Bei der Unterstellung ist zu unterscheiden zwischen:
      Linienfunktion: Die unterstellten Mitarbeiter entscheiden selbst im     
      Rahmen ihres Delegationsbereiches. Der Vorgesetzte übt Dienstaufsicht
      und Kontrolle aus.
      Stabfunktion: Die Mitarbeiter informieren und beraten den
      Vorgesetzten.
      Dienstleistungsfunktion: Der Vorgesetzte entscheidet über die
      Inanspruchnahme der Dienstleistung.

·       Ziel der Stelle
Sie beinhaltet die knappe und aussagefähige Formulierung der Zielsetzung der Stelle und bildet damit die Basis für die Erfolgskontrolle durch den Vorgesetzten und die Selbstkontrolle des Stelleninhabers.

·       Stellenvertretung
Vertikale Vertretung:      Vorgesetzter/Untergebener
Horizontale Vertretung:  Stelleninhaber gleicher Ebene
Umfang und Art der Vertretung sind dabei zu berücksichtigen.

·       Aufgaben der Stelle
Alle Aufgaben, die der Stelleninhaber zur Erreichung des Stellenziels zu erfüllen hat.
Allgemeine Aufgaben: Beschreibung der täglich und periodisch wiederkehrenden Aufgaben.
Mögliche Gliederung in:
      Linien-,
      Stabs- und
      Dienstleistungsfunktionen
sowie zeitlich in tägliche, wöchentliche etc. Aufgaben
Dabei ist klar anzuführen, ob der Stelleninhaber die Aufgabe selbst durchzuführen hat oder nur für die Erfüllung der Aufgabe verantwortlich ist.
Sonderaufgaben: Sie ergeben sich aus besonderen Sachzusammenhängen und nicht aus Terminen.
Aus den Fach- und Sonderaufgaben ergeben sich die Kompetenzen und die Verantwortungen der jeweiligen Stelle.



·       Besondere Befugnisse
Befugnisse, die sich über seine aus der fachlichen und personellen Stellung ergebenden Entscheidungsrechte hinaus erstrecken.

·       Schriftliche Information der Stelle
Berichte, Mitteilungen,  Statistiken usw., untergliedert nach dem zeitlichen Anfall, die der Stelle zugehen und von dieser ausgehen.

·       Zusammenarbeit mit anderen Stellen
Es sind die Aufgaben sowie die Art (informierende, koordinierende, beratende, mitentscheidende, ausführende) der Zusammenarbeit genau zu beschreiben.

·       Mitarbeit in Gremien
Dabei ist die Mitarbeit in inner- und außerbetrieblichen Ausschüssen, Kommissionen etc. soweit möglich örtlich und zeitlich anzugeben.

·       Einzelaufträge
Aufgaben, die außerhalb des fachlichen Aufgabengebietes der Stelle liegen. Dies sind im besonderen unvorhergesehene Aufgaben, die sich nur aus der Vergangenheit ableiten lassen.

·       Anforderungen an den Stelleninhaber (Anforderungsprofil)
Es sind Anforderungen zu definieren, die für eine bestmögliche Wahrnehmung der Stellenaufgaben erforderlich sind:
      Fachkenntnisse
      berufliche Vorbildung
      Erfahrung
      persönliche Eigenschaften

·       Bewertungsmaßstäbe für die Leistung
Wird die Stellenbeschreibung auch zur Arbeits- und Leistungsbewertung herangezogen, so sind Leistungsstandards in die Stellenbeschreibung aufzunehmen. Es handelt sich jedoch nicht um eine Stellenbewertung.
Aussagefähige Stellenbeschreibungen bedürfen einer vorhergehenden, detaillierten und vollständigen Aufgabengliederung des Untersuchungsbereichs. Sie sind allen betrieblichen Veränderungen im Zeitablauf anzupassen. In der Regel ist eine Überprüfung alle zwei bis drei Jahre durchzuführen.


4. Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen:

·       Die Aufgabenstruktur des Unternehmens wird bis ins Detail überschaubar

·       Eindeutige Verteilung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen

·       Verbesserte Übersicht über das Gesamtsystem, da sich jeder Mitarbeiter informieren kann

·       Erleichterte Koordination durch erhöhte Transparenz

·       Erleichterte Einarbeitung der Mitarbeiter

·       Lückenlose Vertretung der Mitarbeiter

·       Fundierte Grundlage für die Personalbedarfsermittlung, -planung und  -beschaffung

·       Objektive Möglichkeiten der Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter

·       Basis für die Objektivierung der Entlohnung

5. Nachteile für Mitarbeiter und Unternehmen:

·       Hoher Zeitaufwand und Kosten für die Einführung und für Anderungen der Stellenbeschreibungen

·       Schwachstellen organisatorischer Regelungen (Überschneidungen und Versäumnisse) sind nicht unmittelbar erkennbar

·       Keine optimale Transparenz der Aufgaben und Kompetenzen (im Vergleich zum Funktionsdiagramm)

·       Gefahr, dass der Inhalt der Stellenbeschreibung von den tatsächlichen Aufgaben abweicht

·       Gefahr, dass der Inhalt der Stellenbeschreibung vom Mitarbeiter als "Besitz" angesehen wird und nur mit Schwierigkeiten verändert werden kann


6. Folgende Hinweise für den Organisator auf Schwachstellen können sich ergeben:

·       Unzureichende Abstimmung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen




·       Fehlende oder unzureichende Kommunikationsbeziehungen der Stelle aus der Sicht der Aufgaben

·       Ungenaue Aufgabenfestlegung und -abgrenzung

·       Fehlende Vertretungsregelungen




Organisationshandbuch

Das Organisationshandbuch ist eine systematische Zusammenfassung aller organisatorischen Regelungen und Vorschriften, die sich sowohl auf die Aufbau- als auch auf die Ablauforganisation beziehen.

Es sollte alle Regelungen und Vorschriften beinhalten, die im Wege von

·       Organisationsanweisungen,

·       Rundschreiben und

·       Betriebsvereinbarungen

in Kraft gesetzt worden sind.


Zielsetzungen eines Organisationshandbuches

·       Unterweisungsmittel für alte und neue Mitarbeiter

·       Aktuelles Nachschlagewerk zur schnellen Informationsgewinnung

·       Sicherung und Weiterentwicklung aller organisatorischen Regelungen und Vorschriften (Abstimmung organisatorischer Teillösungen)

·       Klarlegung der Unternehmensziele (Unternehmensphilosophie)

·       Praktizierung eines bestimmten Führungsstils

Gliederungssystem eines OR-Handbuchs

1. Einleitung:                                    
                                               Vorwort

                                               Inhaltsverzeichnis

                                               Benutzeranleitung

2. Allgemeiner Teil:                         

                                               Unternehmensziele

                                               Unternehmenspolitik

                                               Geschäftsgrundsätze

                                               Satzung des Unternehmens (bei AG)

                                               Betriebs- und Dienstordnung

                                               Unternehmensgeschichte

                                               Grundsätze für die Mitarbeiterbeurteilung

                                               Richtlinien für die Bewertung von Arbeitsplätzen

3. Regelung der Aufbauorganisation:

                                               Organisationsschaubilder

                                               Stellenbeschreibungen

                                               Funktionsdiagramm

                                               Unterschriftenregelung (intern und extern)

4. Regelung der Ablauforganisation:

                                               Arbeitsablaufdarstellung

                                               Verfahrensregelungen

                                               Arbeitsanweisungen

                                               Datenfluß- und Programmablaufpläne

5. Anhang:     

                                               Formularverzeichnis

                                               Organisationsmittelverzeichnis

                                               Raum- und Wegepläne

                                               Sachwortverzeichnis

                                               Anderungsnachweis

Aufbau und Pflege eines OR-Handbuchs

·       Relativ hohe Kosten der Erstanlage und der laufenden Anpassung

·       Nur ein den tatsächlichen Anderungen angepaßtes OR-Handbuch kann den Sinn dieses Werkes rechtfertigen

·       Für die Erstellung und Anderungen ist die Organisationsabteilung zuständig.










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